Um dia no secretariado clínico
Conheça a Sofia.
A Sofia gere o secretariado de um serviço de consulta externa. Entre cartas de referenciação, telefonemas e listas de espera, o tempo nunca chega.
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Chegam 35 referenciações por email e plataforma: PDF, digitalizações e texto livre.
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Cada uma é lida e os dados administrativos são introduzidos manualmente no sistema de marcações.
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Uma médica fica indisponível na próxima semana: 28 consultas para reagendar por telefone.
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A direção pede o relatório mensal de tempos de espera. Os dados estão em três sistemas.
O desafio
O trabalho administrativo rouba tempo ao cuidado.
Os profissionais de saúde e os secretariados passam uma parte significativa do dia em tarefas que não exigem julgamento clínico — mas que exigem muito rigor.
12 min
por referenciação em leitura e introdução de dados
30+
telefonemas para reagendar uma agenda cancelada
2 dias
para compilar um relatório mensal de atividade
Estimativa Valores ilustrativos, com base em cenários típicos. Cada diagnóstico apura os números reais da sua entidade.
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Formatos heterogéneos
Cartas, formulários e digitalizações com a mesma informação em sítios diferentes.
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Agendas instáveis
Ausências e urgências obrigam a reorganizar dezenas de marcações à mão.
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Dados sensíveis
Dados de saúde exigem o máximo cuidado em cada cópia e cada envio.
O que muda
Rigor administrativo, sem tocar na decisão clínica.
Com servidores MCP ligados ao sistema de marcações, à gestão documental e ao data warehouse, o assistente estrutura, propõe e prepara. A triagem clínica e as prioridades continuam com os profissionais de saúde.
Hoje
- Introdução manual de cada referenciação
- Reagendamento por telefone, um a um
- Relatórios compilados em folhas de cálculo
- Dados copiados entre sistemas
Com IA ligada por MCP
- Dados administrativos extraídos e validados
- Propostas de reagendamento respeitando prioridades clínicas
- Relatórios gerados com dados pseudonimizados
- Nenhuma cópia: a IA consulta a fonte
Demonstrações guiadas
Duas tarefas administrativas, resolvidas com segurança.
Escolha uma demonstração. Repare na pseudonimização: a IA trabalha com identificadores, não com nomes.
Registo de referenciações — Consulta externa (simulação)
Processado na UESofia tem 35 referenciações novas para registar no sistema de marcações.
Chamadas MCP
0- Referenciações
- Marcações
Simulação com dados fictícios. Nenhum sistema real é contactado.
Gestão de agenda — Consulta externa (simulação)
Processado na UEA Dr.ª Costa fica indisponível na próxima semana. A Sofia tem 28 consultas para reagendar.
Chamadas MCP
0- Agendas
- Notificações
Simulação com dados fictícios. Nenhum sistema real é contactado.
Sistemas ligados
Os servidores MCP desta solução.
Acesso mínimo e pseudonimizado. Nenhuma ferramenta tem acesso a diagnósticos ou decisões clínicas além do estritamente necessário para a tarefa administrativa.
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Marcações e agendas
Sistemas de gestão de consultas e agendas médicas
agendas.disponibilidadeLeituramarcacoes.proporLeituramarcacoes.reagendarEscrita com aprovação
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Referenciações
Plataformas de referenciação e email institucional
referenciacoes.novasLeiturareferenciacoes.extrairLeiturareferenciacoes.registarEscrita com aprovação
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Dados de atividade
Data warehouse e indicadores de produção
indicadores.tempos_esperaLeituraindicadores.producaoLeitura
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Comunicação com utentes
SMS e email transacional
notificacoes.enviarEscrita com aprovação
Dados de saúde tratados exclusivamente na União Europeia, através dos nossos parceiros, ou na infraestrutura da própria instituição.
Resultados
Horas devolvidas ao cuidado.
Estimativas para um serviço de consulta externa com cerca de 700 referenciações por mês.
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Registo de uma referenciação
Antes: ≈ 12 min Depois: ≈ 2 min validação
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Reagendamento de uma agenda cancelada
Antes: ≈ 4 h Depois: ≈ 20 min
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Relatório mensal de tempos de espera
Antes: ≈ 2 dias Depois: ≈ 1 h
Estimativa Valores ilustrativos, com base em cenários típicos. Cada diagnóstico apura os números reais da sua entidade.
Garantias
Os dados mais sensíveis exigem as regras mais exigentes.
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Nunca decisão clínica
A IA trata apenas tarefas administrativas. Prioridades e triagem clínica são sempre dos profissionais de saúde.
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Pseudonimização
A IA trabalha com identificadores sempre que possível; os dados pessoais ficam na fonte.
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Dados de saúde na UE
Processamento exclusivamente na União Europeia ou nas instalações da instituição.
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Rastreabilidade total
Cada consulta a dados fica registada, com o utilizador, o motivo e o resultado.
Perguntas frequentes
A IA tem acesso ao processo clínico?
Apenas ao estritamente necessário para a tarefa administrativa, definido em conjunto com o encarregado de proteção de dados. Por omissão, trabalha com identificadores pseudonimizados.
Quem define as prioridades nas listas de espera?
Os profissionais de saúde. A IA propõe reagendamentos que respeitam a prioridade clínica já atribuída, e cada alteração é aprovada antes de ser feita.
Como é garantida a conformidade com o RGPD?
Avaliação de impacto sobre a proteção de dados, minimização, registos de auditoria e processamento na UE. Trabalhamos com o encarregado de proteção de dados da instituição desde o primeiro dia.
Que tarefa administrativa mais pesa no seu serviço?
Fale connosco. Começamos por um processo, com dados de teste e todas as salvaguardas acordadas com a sua equipa.