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Caso de uso · Administração Pública

Menos espera para o cidadão. Mais tempo para decidir.

Uma autarquia recebe centenas de pedidos por semana, distribuídos por email, balcão e portal. Veja como um assistente de IA, ligado por MCP à gestão documental e aos processos existentes, transforma a triagem, a preparação de despachos e o atendimento.

Ver as demonstrações Falar sobre a minha entidade

Marta

Técnica superior · Atendimento municipal

Sei exatamente o que cada munícipe precisa. O difícil é encontrar o processo certo, no sistema certo, a tempo.

Persona ilustrativa, baseada em funções típicas de atendimento autárquico.

Um dia na autarquia

Conheça a Marta.

A Marta é técnica superior no serviço de atendimento de um município de média dimensão. Conhece bem os regulamentos — mas passa a maior parte do dia a procurar informação.

  1. Abre a caixa de correio: 47 requerimentos novos desde ontem, alguns com anexos digitalizados.

  2. Procura na gestão documental o histórico de cada requerente. Três sistemas, três pesquisas diferentes.

  3. Liga a colegas do Urbanismo para saber quem pode pegar num pedido urgente.

  4. Atende munícipes que querem saber em que ponto está o seu pedido — informação que está noutro sistema.

  5. Ainda há 20 requerimentos por classificar. Amanhã chegam mais.

O desafio

A informação existe. Só não está onde é precisa.

Os serviços públicos já têm sistemas de gestão documental, de processos e de atendimento. O problema é que não falam entre si — e as pessoas fazem a ponte manualmente.

3 h

por dia em triagem e pesquisa de processos, por técnico

5

sistemas consultados para responder a um único pedido

40%

dos contactos de munícipes são pedidos de ponto de situação

Estimativa Valores ilustrativos, com base em cenários típicos. Cada diagnóstico apura os números reais da sua entidade.

  • Prazos legais em risco

    Pedidos urgentes ficam na pilha ao lado dos de rotina, sem ninguém dar por isso a tempo.

  • Trabalho repetido

    Os mesmos dados são copiados de um sistema para outro, com risco de erro em cada passo.

  • Cidadãos sem resposta

    Quem pergunta pelo estado do seu pedido espera dias por uma informação que já existe.

O que muda

Um assistente que conhece os seus sistemas — e as suas regras.

Com servidores MCP ligados à gestão documental, aos processos e às equipas, o assistente faz a pesquisa, propõe a decisão e deixa a aprovação a quem tem competência para ela.

Hoje

  • Triagem manual, pedido a pedido
  • Pesquisas separadas em cada sistema
  • Minutas escritas de raiz
  • Ponto de situação só por telefone ou ao balcão

Com IA ligada por MCP

  • Triagem automática por assunto, prazo e serviço
  • Uma pergunta, todos os sistemas consultados
  • Minutas preparadas com citações do processo
  • Atendimento 24/7 com o estado real do pedido

Demonstrações guiadas

Três tarefas do dia a dia de uma autarquia, agora em minutos.

Escolha uma demonstração. Repare no painel de chamadas MCP: cada consulta fica registada, e nada é alterado sem aprovação.

Assistente de triagem — Câmara Municipal (simulação)

Processado na UE

Marta, técnica superior do atendimento, começa o dia com 47 requerimentos novos.

    Chamadas MCP

    0
      • Gestão documental
      • Processos
      • Equipas e serviços

      Simulação com dados fictícios. Nenhum sistema real é contactado.

      Sistemas ligados

      Os servidores MCP desta solução.

      Cada servidor expõe apenas as ferramentas necessárias, com as permissões do utilizador que faz o pedido. As ferramentas de escrita exigem sempre confirmação humana.

      • Gestão documental

        Plataformas de gestão documental e arquivo

        • documentos.pesquisarLeitura
        • documentos.lerLeitura
        • documentos.anexarEscrita com aprovação

      • Processos e requerimentos

        Sistemas de gestão processual e workflow

        • processos.historicoLeitura
        • processos.prazosLeitura
        • processos.encaminharEscrita com aprovação

      • Portal do munícipe

        Balcão digital e base de conhecimento

        • pedidos.estadoLeitura
        • conhecimento.pesquisarLeitura

      • Equipas e serviços

        Diretório interno e disponibilidade

        • servicos.disponibilidadeLeitura
        • servicos.responsaveisLeitura

      Todos os servidores MCP e registos de auditoria ficam alojados na União Europeia, através dos nossos parceiros, ou na infraestrutura da própria entidade.

      Resultados

      O impacto, medido em tempo devolvido.

      Estimativas para um município com cerca de 200 requerimentos por semana, após a fase de prova de conceito.

      • Triagem diária de requerimentos

        Antes: ≈ 3 h Depois: ≈ 15 min

      • Preparação de uma minuta de despacho

        Antes: ≈ 45 min Depois: ≈ 10 min

      • Resposta a um pedido de ponto de situação

        Antes: 1 a 3 dias Depois: Imediata

      Estimativa Valores ilustrativos, com base em cenários típicos. Cada diagnóstico apura os números reais da sua entidade.

      Garantias

      Desenhado para as exigências do sector público.

      • Dados na União Europeia

        Processamento e registos dentro da UE, através dos nossos parceiros, ou nas instalações da entidade.

      • Decisão humana

        A IA prepara e propõe. Despachos, encaminhamentos e respostas formais são sempre aprovados por quem tem competência.

      • Auditoria completa

        Cada consulta e cada ação ficam registadas: quem pediu, que sistema foi consultado e com que resultado.

      • RGPD e Regulamento da IA

        Avaliação de impacto, minimização de dados pessoais e transparência para o cidadão desde o desenho.

      Perguntas frequentes

      É preciso substituir os sistemas atuais?

      Não. Os servidores MCP ligam-se aos sistemas existentes através das suas APIs, bases de dados ou exportações. Nada é migrado.

      A IA pode tomar decisões administrativas?

      Não. A IA prepara informação, propostas e minutas. Qualquer ato com efeitos — despacho, encaminhamento, resposta formal — é aprovado por um trabalhador com competência para tal, e essa aprovação fica registada.

      Onde são processados os dados?

      Dentro da União Europeia, através dos nossos parceiros, ou na infraestrutura da própria entidade. Escolhemos o modelo de IA em função da sensibilidade dos dados.

      Como é feita a contratação?

      Adaptamo-nos aos procedimentos de contratação pública aplicáveis. Começamos normalmente por um diagnóstico e uma prova de conceito com âmbito e indicadores bem definidos.

      Que pedido da sua autarquia demora mais do que devia?

      Conte-nos. Numa conversa de 30 minutos identificamos o primeiro processo a simplificar e o que é preciso ligar.

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