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Caso de uso · Educação e Formação

Mais tempo com os formandos. Menos tempo com formulários.

Uma entidade de formação profissional abre uma nova fase de candidaturas: centenas de processos, regulamentos detalhados e prazos curtos. Veja como a IA, ligada às plataformas existentes, faz a análise de elegibilidade, constrói horários e resume o que os formandos pensam. O mesmo padrão aplica-se a creches e jardins de infância: inscrições, mensalidades e comunicação com as famílias.

Ver as demonstrações Falar sobre a minha entidade

Tiago

Coordenador · Formação profissional

A análise de elegibilidade é rigorosa e repetitiva. Gostava de gastar esse tempo a acompanhar quem está em formação.

Persona ilustrativa, baseada em funções típicas de gestão da formação.

Uma fase de candidaturas

Conheça o Tiago.

O Tiago coordena a área de formação profissional de uma entidade pública regional. Cada nova medida traz um regulamento, uma plataforma e centenas de candidaturas para analisar.

  1. Abre a fase de candidaturas. Em dez dias chegam 320 processos, cada um com 6 a 12 documentos.

  2. A equipa verifica, um a um, idade, habilitações, situação face ao emprego e documentos em falta.

  3. Com as turmas definidas, começa o puzzle dos horários: formadores, salas e disponibilidades.

  4. Chegam 400 respostas abertas aos inquéritos de satisfação. Ninguém tem tempo para as ler todas.

O desafio

Regras claras, trabalho manual.

A elegibilidade está escrita no regulamento. Os dados estão na plataforma. O que falta é quem faça a ligação — e isso consome semanas de técnicos especializados.

25 min

por candidatura em verificação de elegibilidade

3 sem.

para fechar horários de uma nova fase

10%

das respostas abertas a inquéritos chegam a ser lidas

Estimativa Valores ilustrativos, com base em cenários típicos. Cada diagnóstico apura os números reais da sua entidade.

  • Critérios dispersos

    Regulamento, portarias e orientações técnicas em documentos diferentes, com atualizações frequentes.

  • Horários difíceis

    Dezenas de restrições: formadores partilhados, salas, transportes, horários pós-laborais.

  • Opinião por ouvir

    O que os formandos escrevem nos inquéritos raramente chega a quem decide.

O que muda

A IA lê o regulamento e a candidatura — e mostra o porquê.

Com servidores MCP ligados à plataforma de candidaturas, ao sistema de gestão escolar e ao repositório de regulamentos, o assistente faz a pré-análise e justifica cada conclusão. A decisão final é da equipa.

Hoje

  • Verificação manual de cada critério
  • Pedidos de documentos feitos um a um
  • Horários montados em folhas de cálculo
  • Inquéritos resumidos apenas em números
  • Famílias à espera de respostas sobre inscrições e mensalidades

Com IA ligada por MCP

  • Pré-análise de elegibilidade com justificação
  • Pedidos de documentos agrupados e aprovados
  • Propostas de horário que respeitam todas as restrições
  • Temas e sugestões extraídos das respostas abertas
  • Respostas às famílias preparadas com base na ficha da criança, para aprovação

Demonstrações guiadas

Duas tarefas que deixam de levar semanas.

Escolha uma demonstração. As decisões sobre candidatos e horários ficam sempre com a equipa.

Pré-análise de candidaturas — Formação profissional (simulação)

Processado na UE

Tiago tem 320 candidaturas para analisar até sexta-feira.

    1. Tiago
      Faz a pré-análise de elegibilidade das candidaturas da medida «Qualificar+» que entraram até ontem.
    2. regulamentos.criterios · 6 critérios · idade, habilitações, situação face ao emprego, residência, documentos, prazos
    3. candidaturas.listar · 320 candidaturas · 2 214 documentos
    4. Assistente
      Pré-análise concluída: 241 elegíveis, 52 com documentos em falta e 27 não elegíveis. Cada resultado tem a justificação do critério aplicado.
    5. Exemplos da pré-análise
      CandidaturaResultadoJustificação
      C-1043ElegívelTodos os critérios cumpridos
      C-1077Doc. em faltaCertificado de habilitações ilegível
      C-1102Não elegívelCritério 2: habilitação acima do nível da medida

    6. Proponho enviar um pedido de documentos aos 52 candidatos com documentos em falta, com prazo de 10 dias úteis. Aprova o envio?

      candidaturas.pedir_documentos · Escrita

    7. candidaturas.pedir_documentos · 52 pedidos enviados pela plataforma
    8. Assistente
      Pedidos enviados. As 27 candidaturas não elegíveis ficam marcadas para a sua revisão — nenhuma exclusão é feita sem a decisão da equipa.
    9. Tempo por candidatura≈ 25 min≈ 7 min
      Critérios justificadosparcial100%
      Exclusões sem revisão—0

      Estimativas ilustrativas.

    Chamadas MCP

    0
      • Candidaturas
      • Regulamentos

      Simulação com dados fictícios. Nenhum sistema real é contactado.

      Sistemas ligados

      Os servidores MCP desta solução.

      Ligações de leitura às plataformas existentes; as alterações (pedidos de documentos, publicação de horários) exigem aprovação.

      • Plataforma de candidaturas

        Portais de candidatura e gestão de medidas

        • candidaturas.listarLeitura
        • candidaturas.documentosLeitura
        • candidaturas.pedir_documentosEscrita com aprovação

      • Regulamentos

        Regulamentos, portarias e orientações técnicas

        • regulamentos.criteriosLeitura
        • regulamentos.pesquisarLeitura

      • Gestão escolar e formação

        Turmas, formadores, salas e sumários

        • turmas.listarLeitura
        • formadores.disponibilidadeLeitura
        • horarios.publicarEscrita com aprovação

      • Inquéritos

        Plataformas de inquéritos de satisfação

        • inqueritos.respostasLeitura
        • inqueritos.temasLeitura

      Dados de candidatos e formandos tratados na União Europeia, através dos nossos parceiros, com minimização de dados pessoais.

      Resultados

      Semanas de trabalho devolvidas à equipa.

      Estimativas para uma fase com cerca de 300 candidaturas e 12 turmas.

      • Análise de elegibilidade por candidatura

        Antes: ≈ 25 min Depois: ≈ 7 min

      • Proposta de horários para a fase

        Antes: ≈ 3 semanas Depois: ≈ 2 dias

      • Respostas abertas analisadas

        Antes: ≈ 10% Depois: 100%

      Estimativa Valores ilustrativos, com base em cenários típicos. Cada diagnóstico apura os números reais da sua entidade.

      Garantias

      Justo, explicável e auditável.

      • Explicabilidade

        Cada conclusão de elegibilidade indica o critério e o documento em que se baseia.

      • Decisão humana

        A IA faz a pré-análise; admissões, exclusões e horários são decididos pela equipa.

      • Proteção de dados

        Acesso apenas aos dados necessários e pseudonimização sempre que possível.

      • Processamento na UE

        Dados de candidatos e formandos processados dentro da União Europeia.

      Perguntas frequentes

      A IA decide quem é admitido?

      Não. A IA prepara uma pré-análise com a justificação de cada critério. A decisão é sempre da equipa técnica, que pode confirmar ou corrigir.

      E quando o regulamento muda?

      Os critérios são lidos diretamente do repositório de regulamentos através de MCP. Quando o documento é atualizado, a análise passa a usar a nova versão — sem reprogramação.

      Funciona com a nossa plataforma de gestão escolar?

      Na maioria dos casos, sim. Ligamo-nos por API, base de dados ou exportações. O diagnóstico inicial confirma a melhor forma.

      Que fase de candidaturas quer simplificar primeiro?

      Mostre-nos o regulamento e a plataforma. Em poucas semanas temos uma prova de conceito a funcionar com dados de teste. Entidades formadoras privadas, creches e jardins de infância podem aderir ao programa de fundadores.

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